Procedure ledenvergadering

De manier waarop de vergadering wordt uitgeschreven en gehouden, is aan een aantal regels gebonden. Deze zijn bepaald in de akte en het reglement. Het gaat hier onder andere om het bijeenroepen van de vergadering, de manier waarop de uitnodigingen moeten worden verstuurd, en het aantal stemmen dat aanwezig moet zijn om te kunnen vergaderen.


Van belang om regels te volgen


Het is van belang bij het vergaderen deze regels in acht te nemen, om de rechtsgeldigheid van de besluiten te waarborgen en niet terug te worden gefloten op grond van procedurefouten.


Uitroepen vergadering

De jaarvergadering van eigenaren moet minimaal veertien dagen van tevoren aangekondigd zijn middels een schriftelijke uitnodiging. De beheerder of de voorzitter kunnen de leden bijeen roepen. De eigenaren kunnen het bestuur ook vragen om een vergadering uit te schrijven. Hiervoor is minimaal 10% van het aantal uit te brengen stemmen nodig. Wanneer het bestuur niet voldoet aan dit verzoek, dan kunnen de eigenaren zelf een vergadering bijeen roepen.


Vertegenwoordiging

Op een vergadering moet tenminste de helft plus één van het totaal aantal stemmen (tenzij in de akte of het reglement anders is bepaald) aanwezig of vertegenwoordigd zijn om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Is dat niet het geval, dan moet een tweede vergadering worden uitgeschreven, binnen twee tot zes weken na de eerste. Tijdens een tweede vergadering kan deelnemers altijd rechtsgeldige besluiten nemen, ongeacht het aantal stemmen dat aanwezig is.


Voor de ledenvergadering zijn de volgende zaken van belang:

Uitnodiging voor de vergadering 

Op de uitnodiging komt te staan: naam VvE en datum, tijd en plaats van de vergadering. Ook moet vermeld worden of het een eerste of tweede vergadering is. Bij de uitnodiging is een agenda gevoegd.

Agenda voor de vergadering 

Alleen over de punten die in de agenda zijn opgenomen, kunnen rechtsgeldige besluiten worden genomen, met meerderheid van stemmen. Over punten die niet op de agenda staan mag wel worden gestemd, maar de besluiten hierover zijn alleen rechtsgeldig wanneer ze unaniem genomen zijn.

Presentielijst

Op de presentielijst staan de volgende aspecten genoemd:

  • het adres van de appartementen
  • de namen van de eigenaren van de appartementen
  • een eventueel indexnummer/de breukdelers

Volmacht 

Bij de uitnodiging komt een volmacht, waarmee de eigenaar iemand anders kan machtigen tijdens de vergadering aanwezig te zijn en een stem uit te brengen.

Notulen

De notulen bevatten een verslag van de vergadering en een besluitenlijst. De eigenaars ontvangen de notulen na de vergadering. Er geldt een wachttermijn van 30 dagen, pas dan zijn de besluiten onherroepelijk.